Leistungsbeschreibung
Stand: 2026-10-27
Diese Leistungsbeschreibung ist Bestandteil des Vertrags nach den AGB. Sie beschreibt die Leistungen, die zum Zeitpunkt der Bestellung in Zentroa verfügbar sind. Alle Preise sind Nettopreise; hinzu kommt die gesetzliche Umsatzsteuer, für Unternehmen mit Sitz in Deutschland derzeit 19 %. Ausgewiesen wird sie in der Rechnung; Bruttobeträge sind kaufmännisch auf den Cent gerundet. Zentroa richtet sich ausschließlich an Unternehmen mit Sitz in Deutschland (für Büsingen am Hochrhein und Helgoland, die nicht zum umsatzsteuerlichen Inland gehören, ist keine Online-Buchung möglich).
1. Software und Arbeitsbereiche
Zentroa ist eine webbasierte Software für das Backoffice kleiner und mittlerer Unternehmen. Jedes Unternehmen arbeitet in einem eigenen, von anderen Unternehmen getrennten Arbeitsbereich. Enthalten sind in jedem Paket: Kunden und Kontakte, Objekte (Leistungsorte), Anfragen, Angebote mit Leistungspositionen und Annahmelink, Aufträge, Rechnungen einschließlich Storno und Mahnung, Aufgaben, Notizen, Dateiablage, Dokumentenarchiv, Berichte, vorlagenbasierte Automatisierungen sowie die KI-Assistentin Mira.
Rechnungen und Angebote werden als PDF erzeugt; Rechnungen zusätzlich als elektronische Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD nach EN 16931). Ausgestellte Dokumente werden unveränderbar archiviert (Rechnungen acht Jahre, Angebote und Mahnungen sechs Jahre, jeweils ab Ende des Kalenderjahres; eine längere Aufbewahrung aus rechtlichem Grund ist möglich). Ob die Dokumente im Einzelfall steuerlichen Anforderungen genügen, prüft der Kunde.
E-Mail-Postfächer können über die Anmeldung bei Google oder Microsoft verbunden werden, andere Postfächer nach Freischaltung durch Zentroa bei einem freigegebenen Anbieter (derzeit Hostinger). Zentroa liest nur Nachrichten, die nach dem Verbinden eingehen; Inhalte von Anhängen werden weder gespeichert noch ausgewertet, übernommen werden nur Name, Typ und Größe. Automatische Antworten durch Mira sind standardmäßig ausgeschaltet und werden nur durch Inhaber oder Administratoren aktiviert. Automatisierungen erstellen Aufgaben, interne Hinweise und Notizen oder schlagen Antworten vor; sie versenden selbst keine E-Mails.
Mira arbeitet mit den Berechtigungen der angemeldeten Person. Aktionen mit Außenwirkung (z. B. Versand, Ausstellen einer Rechnung) führt Mira erst nach ausdrücklicher Bestätigung aus; ausgenommen sind automatische E-Mail-Antworten, die Inhaber oder Administratoren ausdrücklich aktiviert haben. Ergebnisse von Mira sind automatisch erzeugt und vor ihrer Verwendung zu prüfen.
Mira ist in jedem Paket mit einem Nutzungskontingent enthalten, das je Kalendermonat gilt (in der Testphase einmalig für die gesamte Testphase); die Nutzung ist nicht unbegrenzt. Das Kontingent umfasst die Mira-Textfunktionen (Chat, automatische E-Mail-Antworten, Antwortentwürfe, Website-Import und Berichtsanalyse) und steigt mit dem Paket. Der Stand ist unter „Paket & Abrechnung“ sichtbar; Inhaber und Administratoren werden bei 50, 80 und 100 % benachrichtigt. Ist das Kontingent aufgebraucht, pausieren bis zum Beginn des nächsten Kalendermonats nur diese Funktionen; alle übrigen Funktionen bleiben nutzbar, eingehende E-Mails bleiben als Anfragen erhalten und werden nicht automatisch beantwortet.
2. Pakete
| Leistung | Starter | Business | Professional |
|---|---|---|---|
| Preis monatlich (netto) | 79,00 € | 199,00 € | 349,00 € |
| zzgl. 19 % USt / brutto monatlich | 15,01 € / 94,01 € | 37,81 € / 236,81 € | 66,31 € / 415,31 € |
| Preis jährlich (netto) | 790,00 € | 1.990,00 € | 3.490,00 € |
| zzgl. 19 % USt / brutto jährlich | 150,10 € / 940,10 € | 378,10 € / 2.368,10 € | 663,10 € / 4.153,10 € |
| Benutzer | 1 | 5 | 15 |
| Kunden | 250 | 2.000 | 10.000 |
| Aktive Automatisierungen | 10 | 50 | 200 |
| Speicher für Dateien | 5 GB | 25 GB | 100 GB |
| Verbundene Postfächer | 1 | 3 | 10 |
| Berichte | Basisberichte und CSV-Export | Basisberichte, CSV-Export und Vergleich mit dem Vorzeitraum | Basisberichte, CSV-Export, Vergleich mit dem Vorzeitraum und Berichtsanalyse durch Mira |
| Integrationen | E-Mail-Postfächer; weitere Integrationen derzeit nicht enthalten | E-Mail-Postfächer; weitere Integrationen derzeit nicht enthalten | E-Mail-Postfächer; weitere Integrationen derzeit nicht enthalten |
| Mira | enthalten, mit Monatskontingent (siehe oben) | enthalten, mit Monatskontingent (siehe oben) | enthalten, mit Monatskontingent (siehe oben) |
| Support | E-Mail und Kontaktformular | E-Mail und Kontaktformular, bevorzugte Bearbeitung | E-Mail und Kontaktformular, bevorzugte Bearbeitung |
| Persönliche Einrichtungssitzung | – | – | eine erste Sitzung |
Enterprise: Kapazitäten, Leistungen, Support und Preis werden individuell vereinbart. Die Grenzen gelten je Unternehmen; „Benutzer“ sind aktive Mitglieder einschließlich offener Einladungen. Ist eine Grenze erreicht, bleiben bestehende Daten erhalten; neue Einträge der betroffenen Art sind erst nach einem Paketwechsel oder dem Freiwerden von Kapazität möglich. Support erfolgt per E-Mail an info@zentroa.de oder über das Kontaktformular; Anfragen aus den Paketen Business und Professional werden bevorzugt bearbeitet. Reaktions- oder Lösungszeiten sind nicht zugesagt, sofern nicht gesondert vereinbart.
Full Managed Onboarding (optional, einmalig 199,00 € netto, 236,81 € brutto): Zentroa richtet den Arbeitsbereich nach Abstimmung mit dem Kunden ein. Die erste persönliche Einrichtungssitzung im Paket Professional ist davon getrennt.
3. Testphase und Abonnement
Neue Arbeitsbereiche können sieben Tage kostenlos getestet werden (Umfang wie in der Tabelle, Spalte Starter, mit 50 Kunden, 3 aktiven Automatisierungen und 1 GB Speicher). Die Testphase endet automatisch; danach ist der Arbeitsbereich lesend nutzbar und exportierbar, bis ein Paket gebucht wird. Es wird nichts automatisch berechnet. Ohne Buchung werden die Daten frühestens 90 Tage nach dem Ende und nach Ankündigung gelöscht; archivierte Rechnungen, Angebote und Mahnungen bleiben bis zum Ende ihrer gesetzlichen Frist erhalten (AGB § 10).
Pakete werden monatlich oder jährlich im Voraus berechnet und verlängern sich um den gewählten Zeitraum, wenn sie nicht vor dessen Ende gekündigt werden. Die Kündigung ist jederzeit zum Ende des laufenden Zeitraums in der Software möglich. Ein Wechsel in ein größeres Paket wird sofort wirksam und anteilig berechnet; ein Wechsel in ein kleineres Paket zum Ende des Zeitraums. Schlägt eine Zahlung fehl, bleibt der Zugang sieben Tage nutzbar und ist danach lesend, bis die Rechnung beglichen ist.
4. Verfügbarkeit und Weiterentwicklung
Zentroa wird über das Internet bereitgestellt. Eine bestimmte Verfügbarkeit ist nur geschuldet, wenn sie gesondert vereinbart ist. Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt. Daten werden alle sechs Stunden verschlüsselt gesichert; Sicherungen werden wöchentlich durch eine Wiederherstellung geprüft. Nicht Bestandteil der Leistung sind derzeit insbesondere: WhatsApp-Anbindung, die Verwaltung weiterer Integrationen über die genannten Postfächer hinaus und Telefonie für Kundenunternehmen (KI-Telefonassistenz unter einer eigenen Rufnummer).